POLITIQUE
DE CONFIDENTIALITÉ ET DE SÉCURISATION DES DONNÉES

Ancia Personnel inc. et ses divisions offrent des services de recrutement, de l’attraction des talents jusqu’à la rétention, aux entreprises de tous les secteurs ayant des opérations sur le territoire québécois. Chez Ancia, les pratiques entourant la confidentialité et la sécurisation des données personnelles reflètent nos valeurs de transparence, d’efficience et d’engagement envers nos clients, nos candidats, nos partenaires et nos employés. C’est pourquoi, Ancia s’engage à respecter les lois en vigueur et à prévenir tout accès non autorisé. Nous vous invitons à lire cette politique et à nous contacter pour toute question selon les procédures établies à la présente politique.

En cas d’incident, vous devez faire parvenir une demande à la personne responsable de la protection des renseignements personnels en mentionnant de façon précise, le type de demande, les informations concernées et les détails entourant l’incident. Vous devez fournir des informations suffisantes pour nous permettre de vous identifier ainsi que toute autre information pertinente nous permettant de bien répondre à votre demande ou de prendre rapidement les dispositions nécessaires au traitement de l’incident. Il est possible que des preuves d’identité supplémentaires soient exigées. Les procédures en cas d’incident s’effectuent en toute confidentialité.
‍

Chez Ancia, nous mettons tout en œuvre pour vous offrir une expérience exceptionnelle. Pour y parvenir nous utilisons des cookies, conçus pour personnaliser votre parcours et vous offrir une expérience utilisateur à la hauteur de vos attentes. Avec votre consentement, nous et nos partenaires utilisons les cookies ou des technologies similaires pour stocker, accéder et traiter des données personnelles. Vous pouvez révoquer ce consentement ou vous opposer au traitement des données à tout moment en cliquant sur « Personnaliser » lors de votre arrivée sur le site web. Vous pouvez également choisir d'activer ou de désactiver les cookies, en tout ou en partie, mais la désactivation de certains d'entre eux pourrait affecter votre expérience de navigation.

ANCIA s’engage à assurer la protection des renseignements confidentiels que vous lui confiez. Si vous communiquez volontairement des renseignements personnels ou confidentiels, par courriel ou par formulaire, seules les informations requises permettant au personnel d’ANCIA de répondre à votre message ou de donner suite à votre demande seront utilisées. Les correspondances électroniques seront traitées avec les mêmes mesures de confidentialité que les documents écrits et peuvent faire l’objet d’un courriel de réponse sécurisé.

Le consentement est au cœur des actions en lien avec la protection de vos données. Il est primordial d’obtenir votre consentement préalablement au stockage de vos données dans nos systèmes. Une fois le consentement obtenu, nous nous engageons à conserver vos données à des fins légitimes, de façon sécuritaire et à détruire vos données à la fin de votre consentement ou de la période de conservation prescrite dans votre situation. Nos outils nous permettent de détruire de façon sécuritaire toutes données faisant l’objet d’un consentement expiré, d’un délai de conservation expiré ou d’une demande de désindexation.

Pourquoi avons-nous besoin de collecter vos données? Nous avons besoin de collecter vos données pour construire votre dossier de candidature et gérer le processus de recrutement dans le cadre de nos mandats clients ou pour notre propre entreprise. Dans l’éventualité où votre candidature n’a pas été retenue par un de nos clients, nous les conservons également pour vous proposer d’autres opportunités d’emploi dans le futur.  

Quelles données collectons-nous sur vous au cours d’un processus de recrutement? Les données recueillies peuvent inclure, en tout ou en partie :  - Votre nom complet, vos coordonnées téléphoniques, votre adresse courriel, votre lettre de présentation et votre curriculum vitae; - Vos documents d’identité : permis de conduire, carte d’assurance maladie, visa de travail, permis de travail ou autres; - Vos copies de diplôme ou d’attestation de formation; - L’ensemble des communications faites par courriels ou par messagerie avec notre équipe qui pourraient inclure des renseignements personnels; - Les liens vers vos profils de réseaux sociaux tels que LinkedIn ou Facebook.  

De plus, les dossiers de candidature conservent l’ensemble de vos consentements :
- Consentement à l’application et à la divulgation de renseignements personnels;
- Consentement à la prise de références (incluant les renseignements personnels des référents);
- Consentement à la validation des diplômes;
- Consentement à la recherche d’antécédents criminels;
- Le rapport de recherche d’antécédents criminels;
- Le rapport de prise de références;
- La validation des diplômes ou des certifications de formation;
- Un résumé écrit de l’ensemble des évaluations de préqualifications téléphoniques, d’entrevues et de notes des différents intervenants dans votre dossier;
- Votre historique de postulation dans nos systèmes;
- Vos résultats aux différents tests techniques ou d’inventaire de personnalité;
- Certaines communications ou étapes du processus pourraient colliger de l’information concernant le salaire actuel ou demandé, et les informations complètes concernant les conditions offertes par nos clients lors de l’embauche;
- Il est aussi possible que vos conversations téléphoniques soient enregistrées à des fins d’évaluation de nos services et de formation. Notre équipe vous demandera votre consentement lors des enregistrements.  

Comment collectons-nous vos données ?
- Notre équipe utilise un système de gestion de candidatures (Recruitee), dans lequel se trouve un lien sécurisé pour partager vos documents.
- Nous utilisons le système de téléphonie IP, 3CX, afin de communiquer avec vous et gérer les données vocales.
- Nous utilisons la Suite Office 365 Cloud afin d’héberger vos données et pour nos systèmes de messageries.
- Nous utilisons Eversign comme logiciel de signature électronique.
- Nous collectons aussi les données des candidats embauchés chez nos clients dans le CRM ZOHO.  

Combien de temps conservons-nous vos données ?
- Dossier de candidature : 36 mois après la postulation et le consentement, avec possibilité de prolongation de consentement à des fins de banque de candidatures.
- Dossier des candidats embauchés chez nos clients : 7 ans après l’embauche.

Qui a accès à vos données ?
Seuls les intervenants dans votre processus de recrutement, comme les spécialistes en recrutement ou les partenaires d’affaires en recrutement, leurs superviseurs, ainsi que les administrateurs de systèmes ont des accès complets à votre dossier de candidature dans le système de traitement de candidatures Recruitee.  

Seuls les responsables de la gestion des clients, du suivi d’intégration des employés chez nos clients et de la facturation ainsi que les administrateurs de systèmes ont des accès à vos renseignements personnels si vous avez été embauché chez un de nos clients. Ces renseignements sont hébergés dans la Suite Zoho.

Les responsables de la recherche de candidats pourraient avoir accès à vos données afin de vous proposer de nouvelles opportunités d’emploi.

Avec qui communiquerons-nous vos données ?
Ancia ne communiquera aucune information concernant les candidatures à ses clients ou tout autre tier sans le consentement préalable de la personne concernée.

Ancia communiquera les renseignements personnels des candidats à ses clients de façon sécurisée et aux seules fins du processus de recrutement en cours.  

Afin de vérifier la validité de l’information obtenue, Ancia peut communiquer vos renseignements avec les personnes et les organisations suivantes : les personnes référentes indiquées dans le formulaire de consentement à la prise de références, le ministère de l’Éducation pour la vérification des diplômes obtenus, la Société québécoise d'information juridique pour la recherche d’antécédents criminels.

Est-ce possible que vos données soient communiquées en dehors du Québec ? Certains membres de notre équipe sont basés à l’étranger et notre politique de télétravail nous permet de travailler à l’extérieur du Canada. Les membres de notre équipe qui travaillent à l’étranger possèdent les mêmes accès restreints à nos systèmes d’information et offre la même protection en termes de confidentialité et de sécurité de vos données.

Pourquoi avons-nous besoin de collecter vos données ?  Ancia collecte les données de ses clients et futurs clients à des fins de communication de ses services, des opérations de ses services et à des fins de comptabilité.

Quelles sont les données que nous collectons sur vous ?   
Nom complet, adresse courriel, coordonnées téléphoniques, contrats et entente de services, coordonnées bancaires et toutes autres informations transmises par les clients pouvant inclure des renseignements personnels.

Combien de temps conservons-nous vos données ?   
36 mois après la dernière activité ou pendant 7 ans dans le cas où le client a été facturé pour un service. Les clients pourront consentir à ce que nous conservions leurs données pour une plus longue durée à des fins de relance.

Comment collectons-nous vos données ?  
Les données concernant nos clients sont conservées dans la Suite Zoho, un environnement sécurisé qui répond aux lois en vigueur concernant les règles de sécurité et de confidentialité. Les données seront automatiquement détruites à la fin des durées de conservation échues ou ne faisant plus l’objet de consentement.

Qui a accès à vos données ?  
L’accès aux renseignements est limité au personnel impliqué dans le dossier de notre client. Il peut s’agir de spécialistes en recrutement, chargés de projets marketing, représentants et membres de la direction. En ce qui a trait aux données financières, elles sont uniquement transmises aux responsables de la comptabilité. Les données peuvent aussi être partagées avec certaines institutions financières à des fins de conformité financière.

Avec qui communiquerons-nous vos données ?
Seules les informations pertinentes en lien avec les opérations courantes de nos clients seront transmises au personnel d’Ancia impliqué dans le dossier. Les candidats présentés durant un mandat de recrutement pourraient avoir accès à certaines informations de base de nos clients, tels que nom et prénom, adresse courriel, etc.  Nos partenaires de l’équipe marketing pourraient également avoir accès à certaines informations afin d’assurer le bon déroulement des opérations. Toute communication externe incluant des renseignements personnels sera effectuée de façon sécurisée.

Est-ce possible que vos données soient communiquées en dehors du Québec ?  
Aucune donnée en lien avec les renseignements personnels de nos clients ne sont communiqués en dehors du Québec.

Pourquoi nous avons besoin de collecter vos données ?  
Afin de communiquer avec vous et procéder aux paiements et à la comptabilisation des dépenses de l’entreprise.

Quelles sont les données que nous collectons sur vous ?   
Nom, prénom et coordonnées professionnelles des responsables de comptes, ainsi que les responsables des comptes recevables associés aux données bancaires.

Combien de temps conservons-nous vos données ? 
3 ans, si aucune activité dans le dossier fournisseur ou 7 ans, si nous avons été facturés.

Comment collectons-nous vos données ?  
Les données et factures sont conservées dans un système comptable sécurisé et détruite de façon sécuritaire à échéance du délai prescrit.

Qui a accès à vos données ?  
Les personnes responsables des commandes de produits ou services, l’équipe de comptabilité interne ainsi que les équipes externes de conformité comptable.

Avec qui communiquerons-nous vos données ?  
Certaines informations fournies par les fournisseurs et partenaires sont partagées avec notre institution financière afin de procéder aux paiements à partir d’un système sécurisé. 

Est-ce possible que vos données soient communiquées en dehors du Québec ?  
Aucunes données personnelles de nos fournisseurs ne sont communiquées en dehors du Québec.

Pourquoi avons-nous besoin de collecter vos données?  
Il est primordial pour Ancia de collecter les données de ses employés afin de traiter les informations relatives à sa rémunération, à ses avantages sociaux ainsi qu’à toute situation nécessaire à son bien-être et son développement en tant qu’employé au sein de l’organisation.  

Quelles sont les données que nous collectons sur vous ?   
Les données recueillies peuvent inclure, en tout ou en partie : Le nom complet de la personne, ses coordonnées téléphoniques, son adresse courriel, son adresse complète, ses lettres de présentation et curriculum vitae (pouvant inclure des photos, des dates de naissance, des états civils, des identifiants nationaux), ses documents d’identité incluant (permis de conduire, carte d’assurance maladie, visa de travail, permis de travail, numéro d’assurance sociale) ainsi que des copies de diplômes ou d’attestation de formation. De plus, les dossiers d’employé incluent le contrat d’embauche, des informations sur le salaire, le titre du poste occupé, des signatures manuscrites ou électroniques, un consentement au prélèvement automatique, un consentement à la modification des montants retenus dans le cadre du programme de REER, le contrat d’embauche, les modifications au contrat, l’historique salarial de l’employé et des informations bancaires. Il peut également comporter des billets médicaux, de l’information sur l’état de santé de l’employé, des informations relatives à son dossier de santé et sécurité au travail.  

Le dossier comporte également l’ensemble des consentements de l’employé : consentement à l’application et à la divulgation de renseignements personnels, consentement à la prise de références (incluant les renseignements personnels des référents), consentement à la validation des diplômes, consentement à la recherche d’antécédents criminels, consentement à la confidentialité, à la non-sollicitation et à la non-concurrence. Le dossier peut aussi inclure le rapport de recherche d’antécédents criminels, le rapport de prise de références, la validation des diplômes ou des certifications de formation, les résultats aux différents tests techniques ou d’inventaire de personnalité.  

Il est aussi possible que des informations relatives à un processus de plainte, des avis ou mesures disciplinaires, des évaluations de rendement soient conservées dans ce dossier ainsi que la lettre de démission ou de fin d’emploi et le relevé d’emploi.  

Combien de temps conservons-nous vos données ? 
36 mois, pour l’employé ayant complété le processus de recrutement interne mais n’ayant pas débuté son emploi et 7 ans, après la fin d’emploi pour l’employé ayant été à nos services.  

Comment collectons-nous vos données ?  
Les documents de dossiers employés sont conservés dans un dossier SharePoint à accès restreint et sont supprimés du dossier selon les durées de conservations cités précédemment.  
‍
Qui a accès à vos données ?  
Seules les personnes responsables des ressources humaines, de la gestion de la paie et la haute direction ont accès aux informations contenues dans les dossiers employés dans le cadre de l’exécution de leurs fonctions respectives.  
‍
Avec qui communiquerons-nous vos données?   
Ancia ne communique aucune information concernant les dossiers des employés à ses clients ou à tout autre tierce partie sans le consentement préalable de ces derniers.  Ancia communiquera de façon sécurisée les renseignements personnels des employés avec leur consentement auprès des prestataires de services liés aux avantages sociaux qu’Ancia offre à ses employés.  

Est-ce possible que vos données soient communiquées en dehors du Québec ?
Aucune donnée en lien avec les renseignements personnels de nos employés ne sont communiqués en dehors du Québec.

Le consentement de tout mineur de moins de 14 ans doit être donné par le titulaire de l’autorité parentale ou un tuteur*. Comme le précise le Gouvernement du Québec, une personne peut être désignée à titre de tuteur à la suite du décès des parents d’un enfant mineur ou en raison de leur inaptitude à en prendre soin. Le tuteur doit veiller au bien-être de l’enfant ou gérer son patrimoine

Ancia communiquera au conjoint ou à un proche parent d’une personne décédée un renseignement personnel qu’il détient concernant cette personne, si la connaissance de ce renseignement est susceptible d’aider le requérant dans son processus de deuil et que la personne décédée n’a pas consigné par écrit son refus d’accorder ce droit d’accès dans la mesure où l’intégrité du statut aura été validé.

Cette politique, sur les pratiques en matière de protection des renseignements personnels, a été approuvée par le comité de gouvernance de Ancia personnel inc. et ses divisions: Michel Rouleau, Président, Danielle Bernard, Directrice Développement et Partenariat, Sophie Bradet, Directrice des services Recruto, Céline Baron, Chargée de projet recrutement international, Sandra Deschênes Boucher, conseillère en ressources humaines (intérim Karine Pelletier).